La Gérance Livit en 2020: Une rétrospective

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Planification et improvisation en temps de crise

L’année 2020 a été marquée par des changements dans la planification. La pandémie a changé la vie quotidienne et les processus de l’entreprise ont dû être adaptés à la situation. Dans le Real Estate Management, le secteur de la Gérance a dû relever de nouveaux défis. Wolfgang Stiebellehner, responsable de la Gérance chez Livit, a donné à l’équipe de la rédaction un aperçu des expériences et des succès de l’année écoulée, ainsi que des perspectives pour 2021.

 

Improvisation et leadership

Dans la deuxième moitié du mois de mars, tout a soudainement dû aller très vite, alors que début mars, personne n’aurait encore imaginé un lockdown en Suisse. Avec la formation de divers groupes de travail appelés Taskforce, travaillant en étroite collaboration, nous avons élaboré un modèle de fonctionnement en quelques jours. L’attitude de tous les collaborateurs impliqués a été décisive: «L’équipe est plus forte que la somme de chaque individu.» Des solutions qui auraient pris des semaines ou des mois en temps normal étaient prêtes à fonctionner en un rien de temps.  «Nous avons bénéficié du fait d’avoir profondément ancré l’ADN du «Change Management» dans notre culture au cours des cinq dernières années. C’était un plaisir de voir à quel point tous les collaborateurs étaient agiles et flexibles pour faire face aux nouvelles conditions de travail.», dit Wolfgang Stiebellehner. 

Gestion de la crise commerciale

Cette année, le département de la Gérance a été particulièrement sollicité pour traiter les innombrables demandes de soutien des locataires commerciaux. Les collaborateurs de Livit ont dû clarifier les problèmes posés et répondre à toutes les questions en plus de leurs activités quotidiennes. «La motivation intrinsèque de chaque collaborateur à fournir un excellent travail dans cette situation difficile a été le point fort» dit Wolgang Stiebellehner.

La motivation intrinsèque de chaque collaborateur à fournir un excellent travail dans cette situation difficile a été le point fort.
Wolfgang Stiebellehner
,
responsable de la Gérance
Wolfgang Stiebellehner est responsable du département de la Gérance chez Livit depuis 2014. Il accorde une grande importance à une organisation capable de s’adapter et qui a la disposition au changement dans son ADN. En tant qu’ancien informaticien d’entreprise, la transformation, l’automatisation et la numérisation étaient déjà dans les années 1990 ses outils de travail déstinés à améliorer l’efficacité opérationnelle. Il lui importe d’avoir une vision claire – d’avoir un plan – de définir la direction pour être en mesure de piloter les étapes du développement.

 

Du jour au lendemain au Home Office

Chez Livit, il a été possible de se conformer sans délai aux exigences de l’OFSP, car les conditions pour le travail à distance avaient déjà été créées au cours des dernières années. Il est juste de dire que nous avions «de la chance, car toute la réorganisation nécessaire pour nous conformer au lockdown a été accomplie en mars 2020. Nous avons donc pu envoyer nos collaborateurs sans aucun stress au Homeoffice» dit Wolfgang Stiebellehner.  L’objectif de l’évolution vers des places de travail numériques était de détacher les collaborateurs de leur place de travail fixe. Les gérants doivent idéalement se trouver dans les immeubles ou chez leurs clients. Ils doivent être en mesure d’effectuer leur travail administratif où qu’ils se trouvent – telle est la vision déjà énoncée en 2015.

Il est juste de dire que nous avions de la chance, car toute la réorganisation nécessaire pour nous conformer au lockdown a été accomplie en mars 2020. Nous avons donc pu envoyer nos collaborateurs sans aucun stress au Homeoffice.
Wolfgang Stiebellehner
,
responsable de la Gérance

Un seul élément manquait encore: la signature numérique permettant de signer les baux en ligne. Les collaborateurs de Livit peuvent signer les documents avec une signature numérique qualifiée, mais au mois de mars, les clients n’avaient toujours pas la possibilité de signer les documents de manière numérique. La solution est venue en octobre avec le portail des locataires myLivit, pour lequel Livit a remporté le prix «Best of Swiss Apps» parmi 270 concurrents.

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Etapes vers les places de travail numériques

Tout comme pour la construction d’une maison, les fondations doivent être solides dans le domaine du développement organisationnel et de la numérisation et pour pouvoir construire dessus – il faut un plan. Livit a commencé à préparer la «salle des machines» il y a cinq ans. L’accent a d’abord été mis sur la numérisation des systèmes analogiques de base tels que le classement des documents en papier et la téléphonie liée aux places de travail. Ce n’était qu’une fois ces étapes accomplies qu’il a été possible de numériser des processus commerciaux complexes. 

Aujourd’hui, nos processus standard tels que le workflow des créditeurs, le courrier entrant, le processus de location, la gestion des relations avec les locataires (CRM) et les processus administratifs sont numérisés et l’organisation est prête à franchir une étape supplémentaire pour, par exemple, traiter numériquement les demandes des locataires à partir du nouveau portail qui leur est destiné. Les étapes de travail sans valeur ajoutée sont automatisées au moyen d’un pilotage basé sur les données et nous avons créé un écosystème pour les locataires et les collaborateurs, destiné à améliorer le confort.

Gagner le prix «Best of Swiss Apps 2020» confirmait à tous les collaborateurs de Livit que nous sommes sur la bonne voie! C’était la conclusion émotionnelle d’une année difficile, qui a beaucoup exigé de nous.
Wolfgang Stiebellehner
,
responsable de la Gérance
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Notre rôle de pionnier étayé par le Best of Swiss Apps

Le portail des locataires Livit a été développé comme une App web et a confirmé notre rôle de pionnier dans le domaine de la numérisation sur le marché immobilier. myLivit a remporté le titre de «Best of Swiss Apps 2020», ainsi que divers prix en or, argent et bronze. Wolfgang Stiebellehner dit à propos de ce succès: «Gagner ce titre confirmait à tous les collaborateurs de Livit que nous sommes sur la bonne voie. C’était la conclusion émotionnelle d’une année difficile, qui a beaucoup exigé de nous.»

Perspectives pour la nouvelle année

Nous avons l’ambition de fournir à nos clients les meilleures prestations possibles. Maintenant que nous pouvons regarder l’année 2020 avec un intense sentiment de satisfaction, il s’agit de maintenir la même dynamique dans la nouvelle année. Nos collaborateurs ont déjà passé des mois la plupart du temps en mode home office. Nous n’avons jamais autant aspiré à interagir face à face avec nos collègues et partenaires en affaires. La situation difficile qui perdure exige de nous de la persévérance. 

En pratiquant un style de conduite motivant, en établissant un plan que les collaborateurs comprennent, en expliquant le POURQUOI, en étant accessible et en ayant une culture positive à l’égard des erreurs, je suis convaincu que nous pourrons à nouveau regarder avec fierté ce que nous aurons accompli d’ici la fin de l’année 2021.
Wolfgang Stiebellehner
,
responsable de la Gérance

Un élément important permettant de maintenir la qualité de nos prestations est notre style de conduite motivant, que Wolfgang Stiebellehner décrit comme suit: «Voici ma devise: Il faut aimer les gens pour bien les diriger». Avec un style de conduite motivant, un plan que les collaborateurs comprennent, en expliquant le «pourquoi», en étant accessible et en ayant une culture positive à l’égard des erreurs, je suis convaincu que nous pourrons à nouveau regarder avec fierté ce que nous aurons accompli d’ici la fin de l’année 2021.» 

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Janvier 2021

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