Garde de l’ordre et la vue d’ensemble

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10 astuces pour se débarrasser de la paperasserie

D’où vient tout ce papier qui traîne? Ici une quittance, là une facture, plus loin une carte de voeux.... Le tout  s’accumule rapidement dans un coin et tous ces papiers sont rarement un régal pour les yeux, à l’exception, peut-être, des beaux magazines (pour en savoir plus, voir l’astuce No 6). En outre, si tu n’es pas organisé, tu perds rapidement la trace des documents dont tu dois encore t’ocuper et de ceux qui n’ont pas d’importance. Plus la pile reste en attente, moins tu auras envie de t’en occuper. Alors, n’attends plus, prends le temps de mettre de l’ordre!  

1. Reçois le plus de documents possible par voie électronique
Le moyen le plus simple de remédier au chaos de papier est d’en recevoir le moins possible. De nos jours, la plupart des émetteurs de factures proposent d’envoyer des factures électroniques. Fais usage de cette option et épargne-toi le classement physique. 

2. Opération de rangement en 3 catégories 
C’est parti: Rassemble tous les papiers qui traînent et trie-les en 3 catégories:

  • Jeter/recycler 
  • Scanner
  • Classer physiquement

Ton action de rangement progresse ainsi efficacement. Astuce: Scanne tout ce dont tu n’as pas nécessairement besoin sous forme physique, mais qui pourrait quand-même encore être utile. Tu économises ainsi beaucoup d’espace de rangement.  

3. Système de classement
Il existe différents systèmes de classement et chaque personne à ses préférences pour garder la vue d’ensemble. As-tu besoin d’inspiration? Les bons systèmes de classement présentent les caractéristiques suivantes: 

  • Une organisation logique  
  • Un accès facile 
  • Un espace suffisant pour les nouveaux documents 

Tiens également compte de tes besoins en espace avant de créer un système de classement. Disposes-tu de tiroirs libres dans ton bureau? Si oui, utilise-les! N’as-tu pas de bureau à la maison, mais encore de la place dans une armoire? Dans ce cas, organise-toi, par exemple, avec des paniers de classement. 

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Aimes-tu avoir les documents à portée de main à la place de travail? Que dirais-tu d’un porte-document mural? 

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4. Les dossiers doivent aussi avoir un bel aspect 
Les dossiers comme accessoires comptables poussiéreux? C’était hier!  Procure-toi de beaux classeurs d’une couleur assortie à ton décor et imprime des étiquettes qui vont avec. L’étiquetage normal te paraît trop tristounet? Sois créatif et marque les classeurs, par exemple, avec une seule lettre - tant que tu sais ce que la lettre signifie, ce n’est pas un problème. 

5. Facilement accessible et clairement organisé 
Où se trouve la confirmation d’inscription? Un appareil doit être réparé et le reçu de l’achat est introuvable? Il y a des documents dont on n’a pas besoin pendant longtemps, mais qu’on devrait pouvoir retrouver rapidement le moment venu. Les registres lettrés, facilement accessibles, sont bien adaptés à cette fin.

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6. Placer les beaux magazines en évidence
As-tu une pile de magazines chez toi qui attendant d’être enfin lus? Prends ton courage à deux mains et débarrasse-toi de ceux qui ne sont plus d’actualité depuis longtemps. Les magazines restants peuvent servir de décoration. Mets-en un avec une belle couverture sur le dessus.

7. Un collecteur de papier 
La plupart des papiers viennent de la boîte aux lettres, dont une grande partie nous est d’aucune utilité – et cette partie là peut sans regret aller directement dans la boîte du vieux papier à recycler. Pose un joli collecteur de papier dans l’entrée. Ainsi, tu peux te débarrasser des prospectus et autres documents indésirables en rentrant chez toi. Reçois-tu encore régulièrement des catalogues qui ne t’intéressent pas du tout? Contacte directement l’expéditeur pour arrêter l’envoi. Astuce: Utilise une boîte de recyclage spéciale qui te permet plus tard de faire facilement des liasses de papier. 

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8. Ne conserve pas les cartons d’invitation 
Combien d’invitations à des anniversaires, des mariages et à d’autres événements traînent chez toi? Il s’agit peut-être d’invitations préparées avec beaucoup d’amour et un beau design – mais honnêtement, est-ce que tu les regardes vraiment une deuxième fois? Garde-les comme décoration ou note les dates et les informations dans ton agenda et dis leur au revoir dès réception.

9. La petite exception 
Selon les conseils de rangement de Marie Kondo, nous n’avons pas à être stricts avec nous-mêmes si quelque chose nous fait grand plaisir ou a une valeur sentimentale. Est-ce le cas de certaines photos ou cartes de voeux? Alors, ne crains pas de les garder, mais place-les à un endroit où tu peux souvent les regarder. Par exemple, dans un panier de décoration ou sur une étagère murale.

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10. Station «To Do» 
Une fois le rangement terminé, on se retrouve devant une nouvelle tâche de rangement. Pour éviter de nouvelles piles de papier ennuyeuses, il faut rester organisé dès le début. Installe une station «to do» pour les documents nouvellement reçus et pour lesquels il te reste quelque chose à faire. Un tableau d’affichage s’y prête très bien.

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