Livit Bewirtschaftung im 2020: Ein Rückblick

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Planung und Improvisation in Krisenzeiten

Das Jahr 2020 stand unter dem Zeichen des Umdisponierens. Die Pandemie veränderte den Alltag und Unternehmensabläufe mussten an die Situation angepasst werden. Im Real Estate Management wurde die Bewirtschaftung vor neue Herausforderungen gestellt. Wolfgang Stiebellehner, Leiter Bewirtschaftung bei Livit, gab dem Redaktionsteam einen Einblick über die Erfahrungen und Erfolge des letzten Jahres und einen Ausblick für 2021.

Improvisation und Leadership

In der zweiten Märzhälfte musste plötzlich alles sehr schnell gehen, nachdem sich Anfang März noch niemand einen Lockdown in der Schweiz hätte vorstellen können. Mit der Bildung verschiedener Taskforce Gruppen, die untereinander eng zusammengearbeitet haben, wurde innert Tagen ein Betriebsmodell erarbeitet. Dabei war die Haltung sämtlicher Beteiligten entscheidend: «Das Team ist grösser als die Summe jedes Einzelnen». Lösungen, die in normalen Zeiten Wochen oder Monate gebraucht hätten, waren in kürzester Zeit betriebsbereit. «Dabei kam uns zugute, dass wir über die letzten fünf Jahre in unserer Kultur die DNA des Change Managements tief verankert haben. Es war eine Freude zu sehen wie sich alle Mitarbeitenden agil und flexibel den neuen Abläufen gestellt haben.», so Wolfgang Stiebellehner. 

Umgang mit der Gewerbekrise

Besonders gefordert war die Bewirtschaftungsabteilung dieses Jahr mit der Handhabung der unzähligen Unterstützungsanfragen von Gewerbemietern. Die Livit Mitarbeitenden hatten diese zusätzlich zum Tagesgeschäft abzuklären und zu beantworten. «Die intrinsische Motivation jedes einzelnen Mitarbeitenden, in dieser schwierigen Lage einen tollen Beitrag zu leisten, war ein Highlight.», sagt Wolfgang Stiebellehner. 

Die intrinsische Motivation jedes einzelnen Mitarbeitenden, in dieser schwierigen Lage einen tollen Beitrag zu leisten, war ein Highlight.
Wolfgang Stiebellehner
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Leiter Bewirtschaftung
Wolfgang Stiebellehner ist seit 2014 Leiter Bewirtschaftung der Livit. Er legt hohen Wert auf eine anpassungsfähige Organisation, die Veränderung in ihrer DNA hat. Als ehemaliger Wirtschaftsinformatiker waren Transformation, Automatisation und Digitalisierung schon in den 90er Jahren seine Arbeitsmittel, um Betriebsabläufe zu verbessern. Dabei ist ihm wichtig, dass klare Vorstellungen – einen Plan haben – die Richtung vorgeben um die Entwicklungsschritte zu steuern.

 

Von heute auf morgen ins Home Office

Bei Livit konnte den Vorgaben des BAG unverzüglich Folge geleistet werden, da in den letzten Jahren die Voraussetzungen geschaffen wurden, um remote arbeiten zu können. «Mit etwas Glück, das darf man auch sagen, waren alle für den Lockdown notwendigen Umstellungen im März ‘20 abgeschlossen. So konnten wir unsere Mitarbeitenden ohne Stress ins Home Office senden», so Wolfgang Stiebellehner. Ziel der Entwicklung zum Digital Workplace war, die Mitarbeitenden von der Arbeitsplatzfixierung zu befreien. Bewirtschafter sind im Idealfall auf der Liegenschaft und bei ihren Kunden. Administrative Arbeit sollen sie ungebunden dort verrichten können, wo sie sich gerade befinden – soweit die Vision, welche 2015 formuliert wurde.

Mit etwas Glück, das darf man auch sagen, waren alle für den Lockdown notwendigen Umstellungen im März 20 abgeschlossen. So konnten wir unsere Mitarbeitenden ohne Stress ins Home Office senden.
Wolfgang Stiebellehner
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Leiter Bewirtschaftung

Nur eine Komponente hat noch gefehlt: die digitale Unterschrift für Vertragsunterschriften. Livit Mitarbeitende können Dokumente mit einer qualifizierten digitalen Unterschrift zu unterzeichnen, jedoch gab es im März noch keine Möglichkeit zur digitalen Signatur für die Kundenunterschrift. Die Lösung dazu kam im Oktober mit dem Mieterportal myLivit, für das Livit den Award «Best of Swiss App» unter der Konkurrenz von 270 Mitbewerbern gewonnen hat.

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Schritte zum Digital Workplace

Genau wie bei einem Hausbau muss auch in der Organisationsentwicklung und Digitalisierung das Fundament solide sein, um darauf aufbauen zu können – es braucht einen Plan. So hat Livit über die letzten fünf Jahre den «Maschinenraum» vorbereitet. Dabei lag der Fokus zuerst auf der Digitalisierung analoger Kernsysteme wie Papierablagen und arbeitsplatzgebundener Telefonie. Erst nach diesen Schritten war es möglich, komplexe Geschäftsprozesse zu digitalisieren. 

Heute sind unsere Standardprozesse wie der Kreditorenworkflow, der Posteingang, der Vermietungsprozess, das Mieter-CRM und die kaufmännischen Prozesse digitalisiert und die Organisation ist bereit, einen Schritt weiter zu gehen und beispielsweise Mieteranliegen aus dem neuen Mieterportal digital weiter zu verarbeiten. Nicht wertschöpfende Arbeitsschritte werden durch datenbasierte Steuerung automatisiert und für die Mieter und Mitarbeitenden entsteht ein Ecosystem, welches die «Convenience», sprich den Komfort, steigert.

Der Gewinn des Awards «Best of Swiss Apps 2020» war für alle Livit Mitarbeitenden die Bestätigung, der eingeschlagene Weg stimmt! Es der emotionale Abschluss eines schwierigen Jahres, das uns vieles abverlangt hat.
Wolfgang Stiebellehner
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Leiter Bewirtschaftung
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Vorreiterrolle mit Best of Swiss Apps untermauert

Das Livit Mieterportal wurde als webbasierte App entwickelt und bestätigte unsere Vorreiterrolle punkto Digitalisierung im Immobilienmarkt. myLivit gewann den Titel «Best of Swiss Apps 2020» und räumte zugleich diverse Auszeichnungen in Gold, Silber und Bronze ab. Wolfgang Stiebellehner zum Erfolg: «Der Gewinn des Siegertitels war für alle Livit Mitarbeitenden die Bestätigung: der eingeschlagene Weg stimmt! Es war der emotionale Abschluss eines schwierigen Jahres, das uns vieles abverlangt hat.»

Ausblick für das neue Jahr

Unser Anspruch ist es, für unsere Kunden Bestleistungen zu erbringen. Nachdem wir auf das Jahr 2020 sehr zufrieden zurückblicken, geht es nun darum, denselben Drive im neuen Jahr aufrechtzuerhalten. Unsere Mitarbeitenden verbrachten bereits Monate grösstenteils im Home Office. Nie haben wir uns mehr nach dem Austausch mit Arbeitskollegen und Geschäftspartnern von Angesicht zu Angesicht gesehnt. Die herausfordernde Situation verlangt weiterhin einen langem Atem. 

Mit einem motivierenden Führungsstil, einem Plan, den die Mitarbeitenden verstehen, dem Erklären des WARUM sowie Nahbarkeit und einer positiven Fehlerkultur, bin ich überzeugt, dass wir auch Ende 2021 stolz auf das Erreichte zurückblicken können.
Wolfgang Stiebellehner
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Leiter Bewirtschaftung

Ein wichtiger Teil für die Aufrechterhaltung der Dienstleistungsqualität bildet ein motivierender Führungsstil, wie von Wolfgang Stiebellehner wie folgt beschrieben: «Mein Leitspruch ist: «Man muss Menschen mögen, um gut führen zu können». Mit einem motivierenden Führungsstil, einem Plan, den die Mitarbeitenden verstehen, dem Erklären des «Warum» sowie Nahbarkeit und einer positiven Fehlerkultur, bin ich überzeugt, dass wir auch Ende 2021 stolz auf das Erreichte zurückblicken können.»

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Januar 2021

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