Optimierungsprofis am Werk

Gut durchdachte und effiziente Prozesse für das operative Geschäft

Vor rund zwei Jahren hat Livit das Jobprofil Business Project Specialist eingeführt. In dieser Zeit haben Fabienne, Olivia, Anita und Ramona die Geschäftsprozesse für die Bewirtschaftung und das Vermietungsmanagement unter die Lupe genommen. Ihre Aufgabe? Prozesse optimieren und Komplexität reduzieren, um das operative Geschäft zu entlasten und die Dienstleistungsqualität sicherzustellen. Im Interview geben uns Olivia und Fabienne einen spannenden Einblick in ihren Job.

Von links nach rechts: Ramona, Fabienne und Olivia / Nicht auf dem Foto: Anita

Könnt ihr uns etwas über euren beruflichen Werdegang erzählen und wie ihr zum Immobiliensektor und zu Livit gekommen seid?

Fabienne: Ich habe eine Ausbildung im Detailhandel im Schmuck- und Uhrenbereich absolviert. Ich wusste aber von Beginn an, dass das nur eine Zwischenstation in meiner Karriereleiter sein würde. Nach meiner Ausbildung habe ich eine Fachweiterbildung zur Marketingmanagerin gemacht und war danach in einem IT-Unternehmen und für eine Firma in der Lebensmittelbranche tätig. Dort habe ich auch erste Erfahrungen im Projektmanagement gemacht. 
2020 kam ich zu Livit; zuerst mit einem befristeten Vertrag. Da es für beide Seiten passte, wurde ich festangestellt. Ich wechselte in das Vermietungsmanagement, wo ich meine Marketingerfahrung einsetzen konnte. Doch schnell fehlte mir die Projektarbeit, weshalb ich innerhalb der Livit nach Möglichkeiten suchte und diese 2022 auch fand. Seither arbeite ich in unserem vierköpfigen Business Project Specialist Team, zu dem auch Olivia, Ramona und Anita gehören. 

Olivia: Bei mir war es die kaufmännische Ausbildung im Bereich Immobilientreuhand. Für Aussenstehende schien es naheliegend, in dieser Branche Fuss zu fassen. Ich hatte allerdings andere Pläne und machte eine Ausbildung in der Hotelfachschule Belvoirpark in Zürich. Nach dieser Ausbildung merkte ich aber, dass ich meine Zukunft nicht in der Hotellerie und Gastro sah. Ich wollte zurück ins Büro. Eine meiner Freundinnen vernetzte mich mit Marco Testa aus der Rekrutierung, bei dem ich mich 2010 für einen Quereinstieg als Sachbearbeiterin vorstellen konnte. Ich überzeugte und bekam die Stelle. In den folgenden 10 Jahren durchlief ich alle Positionen von der Sachbearbeiterin bis zur Senior Bewirtschafterin. 2020 wurde ich erstmals Mami. Nach meiner Rückkehr durfte ich die neue Stelle als Projekt Spezialistin antreten.

Wie kamt ihr zu eurer Rolle als Projektspezialist:innen? 

Olivia: Die Stelle wurde mir während meinem Mutterschaftsurlaub angeboten. Da ich zusätzlich zu meinem Aufgabenbereich als Bewirtschafterin schon zuvor über mehrere Jahre Teilaufgaben im Projekt Mieter-CRM übernommen hatte, war das Angebot für mich als Teilzeit-Rückkehrerin unschlagbar. Nicht nur ich, sondern auch weitere Teammitglieder arbeiteten bereits vor der Reorganisation als Projektspezialistinnen; jedoch eingebettet in die Bewirtschaftung resp. in das Vermietungsmanagement, wo wir jeweils auch mit den üblichen operativen Aufgaben der Abteilungen betraut waren. 2022 konnten wir ein eigenständiges Team formen. 

Fabienne: Dadurch sind wir näher zusammengerückt. Wir konnten das “Gärtchendenken” aufbrechen und die Kollaboration untereinander verstärken. Wir ergänzen uns unglaublich gut. Gerade bei der Lösungsfindung hilft uns das spezifische Business-Wissen des jeweils anderen sehr.  

Was hat euch an dieser neuen Stelle gereizt, was begeistert?

Fabienne: Seit dem ersten Tag spüren wir das Vertrauen unserer Vorgesetzen. Und wir können noch freier agieren, als dies in unserer alten Position aufgrund der starken Regulierung möglich war. Das heisst auch, dass wir bei der Lösungserarbeitung kreativ sein und auch mal über den Tellerrand blicken können. 

Olivia: Ende 2019 wurde Salesforce, unser Mieter-CRM, eingeführt. Als ich die Stelle 2020 nach meinem Mutterschaftsurlaub antrat, befand man sich gerade mitten in dessen Weiterentwicklung. Da ich schon vor meiner Babypause im Projekt mitgearbeitet hatte, war ich von Anfang an dabei, konnte mein Fachwissen einbringen und gleichzeitig auch viel Neues lernen. Mir gefiel, dass ich etwas für den operativen Betrieb mitentwickeln konnte. 
Ausserdem hat mir Livit in dieser verantwortungsvollen Stelle ein Jobsharing mit Teilzeit ermöglicht. Die enge Zusammenarbeit mit meiner Jobsharing-Partnerin Ramona ist mit ein Grund, weshalb mich die Stelle als Project Specialist gereizt hat. Ich bin überzeugt: Zusammen sind wir stärker als allein.

Welche konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten habt ihr als Business Project Specialist bei Livit?

Fabienne: Als Project Specialist hinterfragen wir Prozesse und Arbeitsabläufe. Wir erstellen Konzepte, entwickeln Prozesse weiter und bringen aktiv Verbesserungsvorschläge ein. Ausserdem führen wir die Power User (Anmerkung der Redaktion: Anwender, die über umfassende Kenntnisse der Toollandschaft verfügen und Mitarbeitenden bei Fragestellungen in Sinne eines First-Level-Supports weiterhelfen) und arbeiten unter anderem eng mit der Abteilung Digital Business zusammen, um die bei Livit im Einsatz stehenden Tools weiterzuentwickeln. 

Olivia: Und dabei konzentrieren wir uns darauf, die Arbeitsprozesse des operativen Geschäfts zu vereinfachen und zu optimieren. Selbst die kleinsten Anpassungen können zu einer wahrnehmbaren Zeitersparnis und zu mehr Qualität führen. Genau das ist unser Ziel.

Welche spezifischen Fähigkeiten und Eigenschaften sind eurer Meinung nach entscheidend, um in dieser Position bei Livit durchstarten zu können?

Das vergangene Jahr war ein besonders intensives. Könnt ihr uns mehr darüber erzählen und welche Herausforderungen oder Erfolge ihr dabei erlebt habt?

Olivia: Im vergangenen Jahr führten wir unser digitales Mieterportal myLivit erfolgreich bei Neumietern ein. Diese Einführung erforderte eine umfangreiche Schulung und Befähigung unserer Mitarbeitenden. Als Project Specialists haben wir diese Befähigung eng begleitet. Im Vorfeld haben wir die Funktionalitäten getestet, die Prozesse verfeinert, die Schulungen vorbereitet und sie schliesslich durchgeführt. 
Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen war in dieser Zeit besonders intensiv. Es war auch das erste Mal, dass wir in unserer neuen Rolle als Schlüsselpersonen wahrgenommen wurden. Das und die erfolgreiche Einführung beflügelte unser Team positiv. 

Fabienne: Für Aussenstehende mag dieser Erfolg schwer nachvollziehbar sein, aber wir haben es geschafft, bei rund 400 Personen innerhalb von vier Wochen die nötigen Kompetenzen aufzubauen. Trotz enger Deadlines haben Teamwork und Vorbereitung bis ins letzte Detail gestimmt, worauf wir unglaublich stolz sind. 

Welches Ereignis oder Projekt war rückblickend für euch persönlich das herausragende Highlight?

Fabienne und Olivia einstimmig: Natürlich die Einführung des Mieterportals myLivit. Ohne Teamwork und Vertrauen ineinander und in unsere Fähigkeiten wäre das alles in so kurzer Zeit ein Ding der Unmöglichkeit gewesen.  

Und was steht für die Zukunft an, über das ihr bereits sprechen könnt? 

Olivia: Unsere Aufgaben liegen in den Bereichen Projekt-, Prozess- und Wissens-Management. Dabei werden wir weiterhin anstreben, Prozesse und Abläufe des operativen Betriebs zu vereinfachen, um die Qualität zu sichern und die Effizienz zu steigern. Dabei arbeiten wir auch eng mit den Power Usern zusammen und sind gerade daran, Qualitäts-Standards zu definieren.

Fabienne: Ich bin überzeugt, dass in den nächsten Jahren Automatisierung und die künstliche Intelligenz Themen sind, die uns vermehrt beschäftigen werden. In unserem Job wird es definitiv nicht langweilig. Die Möglichkeit, sich aktiv mit kreativen und neuen Ideen einzubringen, ist das, was ich an dieser Aufgabe besonders schätze. 

Liebe Fabienne, liebe Olivia wir bedanken uns für das spannende Interview.

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